App Features

• View your orders and their statuses concerning shipments and vouchers
• Filter your orders by all sorts of parameters
• Create and cancel vouchers for your orders; print their labels
• Create and print pickup lists for your already created vouchers
• All voucher actions can be done for multiple orders at once

App layout and familiarization

Before everything, when the app is first loaded you will see a “Loading Valid Zip Codes” message appear. This is essential for creating vouchers, since we need to be sure that the zip code that comes along with any order is a zip code that ACS can ship to.

There are three tabs in the application: Order List, Pickup List and Settings. You can switch between tabs by clicking on them.

Order List view explanation

When you open the app, all your store’s orders will be loaded in, ordered by date. You can change that by pressing the button on the top right and switching between “newest” and “oldest”. You can also filter your orders by pressing the filter buttons, providing your inputs and then finally pressing the “Search” button. The “Search” button can also be used to reload your orders, even without filter terms.

The table columns are:

• Order ⇒ the order name. By pressing it, you can open the order details dialog box.
• Date ⇒ the date the order was created.
• Customer ⇒ the name of the customer who made this order.
• Total ⇒ the total price of the order.
• Payment status ⇒ the status of the payment for the order.
• Voucher status ⇒ the status of the voucher, which changes according to the actions you take through this app (not created by default).
• Tracking ID ⇒ the voucher number provided by ACS (0 when voucher is not created/canceled).
• Shipment status ⇒ the current status of the shipment.
• Pickup list number ⇒ the number of the pickup list that contains the voucher for this order (0 when pickup list is not created).

The application can load all the orders that have been created within the last 60 days. If they are more than 250, they will come in pages. You can switch between pages by pressing the arrow keys below the order list.

Order details

By pressing the order name, a dialog box appears that contains the details of that specific order. Specifically, you can view the Order ID (which cannot be edited) and the recipient information (Name, Phone number, Address, Zip Code & City) which you can fill if any of them are missing, or edit if there is something wrong.

If the ACS valid zip codes are still loading, or the current value in the Zip Code field is not included in the valid zip codes, the box will be red and you will see an error message below saying “Loading valid zip codes…” or “invalid Zip Code”.

Some of these fields are decorated with an asterisk. That means these fields are required for the voucher to be created. If any of them are empty, the “Create Voucher” button will be disabled and you will see the message “Missing required fields”.

You can also view and edit the shipping details, which are pieces (quantity of items in the order), total weight of the order, cash on delivery and insurance amount. These are not required, and are filled by default (except from cash on delivery which is retrieved from the total price of the Shopify order).

Finally, you can edit the date of the pickup by using the calendar. Generally, you want the Pickup Date to be the current, or a possible future one. ACS does not allow the creation of vouchers with a past date.

Bulk actions

Every order in the Order List also has a checkbox on the far left that can be clicked, so that you can select multiple orders at once. Once you click on some (or all) of the orders on the page, you will see a message that dictates how many are selected, as well as buttons for the create, download and cancel voucher actions. By pressing those buttons, you will be able to perform these voucher actions for all the selected orders.

Be careful, however! When performing a bulk create action, any orders that have errors or missing fields (as stated above) will not be included in the action. The action will be performed only for the ones that have no obvious mistakes in their details (missing required fields, non valid zip code). If manual fixes are required however, such as the edit of a wrong phone number that the customer provided by mistake, then this tactic is not advised.

Additionally, only vouchers with the “Voucher created” status can be canceled or downloaded. As a result, if any of the selected orders do not have this voucher status, they will be omitted from the bulk action.

Pickup list explanation

Once you are done creating and printing vouchers through the Order List, you will want to finalize them by inserting them into a Pickup List. In this tab you can see a calendar and a list box on the right.

You can change the Pickup date by selecting a different month with the left and right arrows, as well as clicking on a different day in the month. By pressing the “Create” button, you can create the Pickup list for the selected date.

If there are no created and/or printed vouchers for that date, a message will appear saying “No 'created & downloaded' vouchers, on the selected 'Pickup date’”. Otherwise, you will see a number appear in the menu on the right. That is the number of the Pickup list you have just created. This list will contain all the vouchers you have created/printed up until that point for the specific date chosen.

By selecting the Pickup list, you will see a button appear with the label “Download pickup list”. By pressing it, you will see a new window appear with the pdf file of the ACS pickup list.

Settings explanation

This tab holds all your information related to your courier business account. Fill the text boxes with the appropriate credentials and edit them later. When you are done, don’t forget to press the “Save” button to finalize your changes.

The ACS application accepts these credentials: Company ID, Company Password, User ID (or Username), User Password, Billing Code and ACS Api Key.

The ACS Workflow

ACS requires that actions are done in a certain order so that you can create vouchers for your packages and ship them with ACS. This guide will explain how to follow this flow while using our application.

Before everything, make sure to properly fill your credentials in Settings and reload the app. These credentials are required to make all requests to ACS, from loading the valid zip codes to performing actions on orders and vouchers.

1. First, you have to create the vouchers that you want to include in the daily pickup. This can be done in two ways with our application:
   
   • You can either press an order name button and bring up its order details in a dialog box. From there, you can easily check if all its details are correct. If not, you can make the appropriate edits to fix any possible problems (wrong address, zip code, missing phone number etc.). When all boxes are filled and correct, you can create a voucher for this order. Simply press the “Create Voucher” button and wait for the message “The Voucher was successfully created” to appear.
     
     
   • Or, you can select the orders you want directly from the Order List, by checking their boxes and use the bulk create vouchers action. This does not check for wrong details and any orders that have an invalid zip code and are missing required fields will be omitted from the bulk action.
     
2. Then, you have to print the vouchers that you want to include in the daily pickup. Again, you can either do that from the order details dialog box (press the “Download Voucher” button), or through the Order List through the bulk download vouchers action. You can download the label of a created voucher multiple times. When you print a voucher, a new tab appears on your browser with the pdf of the voucher’s label.
   
3. At this point, you need to check if you have all vouchers that you want the daily pickup to include. If you have created any vouchers by accident, you must cancel them if you don’t want them in the daily pickup list. You can do that through the order details dialog box, or with the bulk cancel vouchers action.
   
4. Finally, navigate to the Pickup List tab and select the day that you will be creating the pickup list for. The creation of the pickup list is essential in order to finalize your vouchers. Your created and downloaded vouchers are not recognized from ACS systems, if they are not included in a pickup list. Select the date you wish to create a pickup list for (the default choice is the current date) and press the “Create” button.
   
   Your newly created pickup list for the day will show up on the list to the right. Select it and press the “Download pickup list” button to print the pickup list. You can download the file for the pickup list multiple times.
   

You can create multiple pickup lists for a specific day. If you want to split your vouchers in different lists, just follow this workflow separately for each group of vouchers.

Voucher Statuses

• Not created: The default status of an order, where the voucher has not been created yet.
• Voucher created: The status of a created voucher.
• Voucher downloaded: The status of a downloaded voucher.
• In pickup list: The voucher is created, downloaded and you have created a pickup list that includes it.
• Pickup list downloaded: The voucher is created, downloaded and you have created and downloaded the pickup list that includes it.

Δυνατότητες Εφαρμογής

• Δείτε τις παραγγελίες και την κατάσταση τους σχετικά με την αποστολή και το voucher τους
• Φιλτράρετε τις παραγγελίες με διάφορους τύπους παραμέτρων
• Δημιουργήστε και ακυρώστε vouchers για τις παραγγελίες σας, εκτυπώστε τις ετικέτες τους
• Δημιουργήστε και εκτυπώστε λίστες παραλαβής για τα vouchers που έχετε δημιουργήσει
• Όλες οι λειτουργίες μπορούν να γίνουν για πολλαπλές παραγγελίες ταυτόχρονα

Εξοικείωση με την εφαρμογή

Κατά την φόρτωση της εφαρμογής, θα δείτε ένα μήνυμα “Loading Valid Zip Codes” να εμφανίζεται. Η διαδικασία αυτή είναι απαραίτητη για τη δημιουργία των vouchers, καθώς πρέπει να επιβεβαιωθούμε ότι ο ΤΚ που έρχεται μαζί με την κάθε παραγγελία είναι ένας κώδικας που μπορεί η ACS να εξυπηρετήσει.

Η εφαρμογή έχει τρεις καρτέλες: Order List, Pickup List και Settings. Μπορείτε να αλλάξετε καρτέλα πατώντας πάνω σε αυτές.

Επεξήγηση Order List

Όταν ανοίγετε την εφαρμογή, όλες οι παραγγελίες του store σας θα φορτωθούν ταξινομημένες κατά ημερομηνία. Μπορείτε να αλλάξετε την ταξινόμηση από ‘νεότερες πρώτα’ σε ‘παλιότερες πρώτα’, πατώντας το κουμπί πάνω δεξιά (newest → oldest). Μπορείτε ακόμη να φιλτράρετε τις παραγγελίες σας πατώντας τα κουμπιά φίλτρων, πληκτρολογώντας τους όρους αναζήτησης σας και τελικά πατώντας το κουμπί “Search”. Το “Search” μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί για να επαναφορτώσετε τις παραγγελίες και χωρίς να παρέχετε φίλτρα.

Οι στήλες του πίνακα είναι οι εξής:

• Order ⇒ το όνομα της παραγγελίας. Πατώντας το, μπορείτε να ανοίξετε τις λεπτομέρειες της παραγγελίας.
• Date ⇒ η ημερομηνία που καταχωρήθηκε η παραγγελία.
• Customer ⇒ το όνομα του πελάτη που έκανε την παραγγελία.
• Total ⇒ η τελική τιμή της παραγγελίας.
• Payment status ⇒ η κατάσταση πληρωμής της παραγγελίας.
• Voucher status ⇒ η κατάσταση voucher, η οποία αλλάζει ανάλογα με τις ενέργειες που κάνετε μέσω της εφαρμογής (αρχικά “Not created”).
• Tracking ID ⇒ το νούμερο voucher που παρέχει η ACS (0 σε voucher που δεν έχει δημιουργηθεί/έχει ακυρωθεί).
• Shipment status ⇒ η κατάσταση παράδοσης της αποστολής.
• Pickup list number ⇒ το νούμερο της λίστας παραλαβής που περιέχει το voucher αυτής της παραγγελίας (0 όταν η λίστα παραλαβής δεν έχει δημιουργηθεί)

Η εφαρμογή μπορεί να φορτώσει όλες τις παραγγελίες που έχουν καταχωρηθεί τις τελευταίες 60 ημέρες. Αν είναι περισσότερες από 250, τότε έρχονται σε σελίδες. Μπορείτε να αλλάξετε σελίδα και να δείτε παλιότερες/νεότερες παραγγελίες πατώντας τα κουμπιά με τα βέλη κάτω από τον πίνακα.

Λεπτομέρειες παραγγελίας

Πατώντας το όνομα της παραγγελίας, ένα παράθυρο ανοίγει που περιέχει τις λεπτομέρειες της συγκεκριμένης παραγγελίες. Πιο συγκεκριμένα, μπορείτε να δείτε το Order ID (δεν μπορεί να αλλάξει) και τις πληροφορίες του παραλήπτη (Name, Phone number, Address, Zip Code & City), τις οποίες μπορείτε να συμπληρώσετε αν λείπουν ή να διορθώσετε αν κάτι έχει συμπληρωθεί λανθασμένα.

Όσο οι έγκυροι ΤΚ της ACS φορτώνουν, ή ο κωδικός στο πεδίο Zip Code δεν περιέχεται στα ACS valid zip codes, το πεδίο αυτό θα είναι κόκκινο και θα βλέπετε ένα μήνυμα λάθους από κάτω (”Loading valid zip codes…” ή “invalid Zip Code”).

Όσα πεδία έχουν δίπλα τους αστερίσκο, είναι υποχρεωτικά για την δημιουργία του voucher. Αν οποιαδήποτε από αυτά είναι κενά, το κουμπί “Create Voucher” θα είναι ανενεργό και θα βλέπετε το μήνυμα “Missing required fields”.

Μπορείτε επίσης να δείτε και να επεξεργαστείτε τις πληροφορίες παράδοσης, τα οποία είναι pices (ποσότητα από προϊόντα στην παραγγελία), total weight, cash on delivery και insurance amount. Αυτά τα στοιχεία είναι προαιρετικά και έχουν μερικές προσυμπληρωμένες αξίες, που ωστόσο μπορείτε να αλλάξετε (το cash on delivery παίρνει την αξία του από την τιμή της Shopify παραγγελίας).

Τέλος, μπορείτε να επεξεργαστείτε την ημερομηνία παραλαβής χρησιμοποιώντας το ημερολόγιο. Γενικά, το Pickup Date θα είναι η παρούσα ημερομηνία ή μια πιθανή μελλοντική, καθώς η ACS δεν επιτρέπει τη δημιουργία vouchers σε παρελθοντική ημερομηνία.

Μαζικές ενέργειες

Κάθε παραγγελία στο Order List έχει ένα κουτί στα αριστερά που μπορείτε να το πατήσετε και να επιλέξετε έτσι πολλές παραγγελίας ταυτόχρονα. Πάνω βλέπετε σε μήνυμα πόσες παραγγελίες έχετε επιλεγμένες, καθώς και κουμπιά για τη μαζική δημιουργία, ακύρωση και εκτύπωση vouchers. Πατώντας τα κουμπιά αυτά, μπορείτε να εκτελέσετε τις ενέργειες αυτές για όλες τις επιλεγμένες παραγγελίες.

Προσοχή! Όταν κάνετε μαζική δημιουργία, οποιαδήποτε παραγγελία έχει λάθη ή κενά πεδία (όπως αναλύθηκαν παραπάνω), δεν θα συμπεριληφθεί στη μαζική ενέργεια. Η δημιουργία θα γίνει μόνο για αυτά που δεν έχουν τέτοια λάθη στις πληροφορίες. Αν όμως υπάρχουν παραγγελίες με λάθη που πρέπει να διορθώσετε εσείς (π.χ. ένας πελάτης δεν έχει συμπληρώσει σωστά το νούμερο του), καλύτερα να αποφύγετε την μαζική δημιουργία.

Ακόμα, η μαζική ακύρωση και εκτύπωση είναι εφικτή μόνο σε παραγγελίες με το voucher status “Voucher created”. Αν υπάρχουν επιλεγμένες παραγγελίες που δεν έχουν αυτό το status, αυτές παραλείπονται αυτόματα από την μαζική ενέργεια.

Επεξήγηση Pickup list

Αφού έχετε δημιουργήσει και εκτυπώσει τα vouchers που επιθυμείτε, θα πρέπει να τα οριστικοποιήσετε εισάγοντας τα σε μια λίστα παραλαβής. Σε αυτή την καρτέλα μπορείτε να δείτε ένα ημερολόγιο και ένα κουτί στα δεξιά.

Μπορείτε να αλλάξετε το Pickup date επιλέγοντας διαφορετικό μήνα με τα βελάκια και επιλέγοντας διαφορετική μέρα μέσα στο μήνα. Πατήστε το κουμπί “Create” για να δημιουργήσετε τη λίστα παραλαβής για την επιλεγμένη ημερομηνία.

Αν δεν υπάρχουν εκτυπωμένα vouchers για εκείνη την ημερομηνία, θα εμφανιστεί μήνυμα “No 'created & downloaded' vouchers, on the selected 'Pickup date’”. Αλλιώς, θα δείτε έναν κωδικό να εμφανίζεται στο κουτί στα δεξία. Αυτός είναι ο κωδικός παραλαβής της λίστας που μόλις δημιουργήσατε. Η λίστα θα περιέχει όλα τα vouchers που έχετε εκτυπώσει μέχρι εκείνο το σημείο για εκείνη την ημέρα.

Πατώντας πάνω σε αυτή τη λίστα, θα εμφανιστεί ένα κουμπί “Download pickup list”. Πατήστε το και το αρχείο της λίστας παραλαβής ACS θα εμφανιστεί σε καινούρια καρτέλα στον περιηγητή σας.

Επεξήγηση Settings

Αυτή η καρτέλα έχει όλες τις πληροφορίες σχετικά με τον courier λογαριασμό του καταστήματος σας. Συμπληρώστε τα πεδία με όλα τα απαραίτητα στοιχεία και επεξεργαστείτε τα αργότερα. Όταν τελείωσετε, μην ξεχάσετε να πατήσετε το κουμπί “Save” για να σώσετε τις αλλαγές.

Η εφαρμογή ACS αποδέχεται τα εξής credentials: Company ID, Company Password, User ID (ή Username), User Password, Billing Code και ACS Api Key.

Σωστή σειρά ενεργειών για την ACS

Η ACS απαιτεί οι ενέργειες να έχουν γίνει με συγκεκριμένη σειρά για να μπορέσετε να δημιουργήσετε vouchers και να στείλετε τα πακέτα σας με την ACS. Ο οδηγός αυτός εξηγεί πως να ακολουθήσετε τη σωστή προτεραιότητα με τη χρήση αυτής της εφαρμογής.

Πριν το οτιδήποτε, βεβαιωθείτε πως έχετε συμπληρώσει σωστά τα credentials σας στην καρτέλα Settings και ξαναφορτώστε την εφαρμογή. Τα credentials είναι απαιτούμενα για να κάνετε οποιαδήποτε ενέργεια με την ACS, από το να φορτώσετε τα έγκυρα ΤΚ μέχρι να δημιουργήσετε vouchers και λίστες παραλαβής.

1. Αρχικά πρέπει να δημιουργήσετε τα vouchers των πακέτων που θέλετε να συμπεριληφθούν στην παραλαβή της ημέρας από την ACS. Αυτό μπορεί να γίνει με δύο τρόπους:
   
   • Πατήστε πάνω στο κουμπί του order name και ανοίξτε το παράθυρο με τις πληροφορίες της παραγγελίας. Ελέγξτε πως όλα τα στοιχεία είναι σωστά. Αν όχι, κάνετε τις απαραίτητες διορθώσεις. Εφόσον όλα είναι εντάξει, πατήστε το κουμπί “Create Voucher” και περιμένετε μέχρι να εμφανιστεί το μήνυμα “The Voucher was successfully created”.
     
   • Αλλιώς, μπορείτε να επιλέξετε τις παραγγελίες για τις οποίες θα δημιουργήσετε vouchers και να χρησιμοποιήσετε την μαζική δημιουργία. Αυτή η ενέργεια δεν ελέγχει για λανθασμένα στοιχεία και οι παραγγελίες με μη έγκυρα ΤΚ ή κενά απαιτούμενα πεδία θα παραλειφθούν αυτόματα από την ενέργεια.
     
2. Έπειτα, θα πρέπει να τυπώσετε τα vouchers που πρέπει να συμπεριληφθούν στην παραλαβή της ημέρας. Αυτή η ενέργεια είναι υποχρεωτική για την ACS. Πάλι, μπορείτε να το κάνετε αυτό από το παράθυρο με τις πληροφορίες της παραγγελίας (πατήστε το κουμπί “Download Voucher”) ή μέσω της Order List, πατώντας το κουμπί για τη μαζική εκτύπωση. Ένα voucher μπορεί να εκτυπωθεί πάνω από μία φορές. Με την εκτύπωση ενός voucher, το αρχείο της ετικέτας voucher εμφανίζεται σε νέα καρτέλα στον περιηγητή σας.
   
3. Σε αυτό το σημείο, μπορείτε να ελέγξετε ότι έχετε όλα τα vouchers για την παραλαβή. Αν δεν θέλετε κάποια να συμπεριληφθούν, μπορείτε να τα ακυρώσετε πατώντας το κουμπί Cancel Voucher από το παράθυρο με τις πληροφορίες της παραγγελίας, ή μέσω της Order List και το κουμπί για τη μαζική ακύρωση (More Actions > Cancel Voucher(s)).
   
4. Τέλος, πλοηγηθείτε στην καρτέλα Pickup List και επιλέξτε από το ημερολόγιο την ημέρα για την οποία θέλετε να εκδόσετε την λίστα παραλαβής. Η λίστα αυτή είναι απαραίτητη για να οριστικοποιήσετε τα vouchers σας. Αν δεν υπάρχουν σε λίστα, όλα τα vouchers που έχετε δημιουργήσει και εκτυπώσει δεν αναγνωρίζονται από τα συστήματα της ACS. Επιλέξτε την ημερομηνία για την οποία θέλετε να δημιουργήσετε την λίστα (προκαθορισμένη είναι η σημερινή μέρα) και πατήστε το κουμπί “Create”.
   
   Η καινούρια λίστα της ημέρας αυτής θα εμφανιστεί στο μενού δεξιά. Επιλέξτε την και πατήστε το κουμπί “Download pickup list” για να την εκτυπώσετε. Μπορείτε να εκτυπώσετε το αρχείο με τη λίστα πάνω από μία φορές.
   

Μπορείτε να δημιουργήσετε πολλές λίστες παραλαβής για μία μέρα. Αν θέλετε να διαχωρίσετε τα vouchers σας σε διαφορετικές λίστες, απλά ακολουθήστε αυτές τις οδηγίες ξεχωριστά για κάθε γκρουπ από παραγγελίες.

Voucher Statuses

• Not created: Αρχική κατάσταση παραγγελίας, όταν δεν έχει δημιουργηθεί voucher.
• Voucher created: Το voucher έχει δημιουργηθεί.
• Voucher downloaded: Τo voucher έχει εκτυπωθεί.
• In pickup list: Το voucher έχει δημιουργηθεί, έχει εκτυπωθεί και έχετε δημιουργήσει λίστα με αυτό στα περιεχόμενα της.
• Pickup list downloaded: Το voucher έχει δημιουργηθεί, έχει εκτυπωθεί και έχετε δημιουργήσει και εκτυπώσει λίστα με αυτό στα περιεχόμενα της.