Box Now App Documentation (old app)

App Features

• Allow your customers to see and select nearest Box Now lockers on Checkout
• View your orders and their statuses concerning shipments and vouchers
• Filter your orders by all sorts of parameters
• Create and cancel vouchers for your orders; print their labels
• All voucher actions can be done for multiple orders at once

App layout and familiarization

There are two tabs in the application: Order List and Settings. You can switch between tabs by clicking on them.

Order List view explanation

When you open the app, all your store’s orders will be loaded in, ordered by date starting from the most recent. You can filter your orders by pressing the filter buttons, providing your inputs and then finally pressing the “Search” button. The “Search” button can also be used to reload your orders, even without filter terms.

By clicking on More Filters and selecting Box Now from the Shipping line filter, you can then Search for all the orders that require delivery to a Box Now locker. In order to use this filter, you will need to have some sort of automation that applies an order tag (box-now) whenever a customer makes an order with Box Now as the shipping method (check out our tutorial on how to do this here).

The table columns are:

• Order ⇒ the Shopify order number. By pressing it, you can open the order details dialog box.
• Date ⇒ the date the order was created.
• Customer ⇒ the name of the customer who made this order.
• Total ⇒ the total price of the order.
• Payment status ⇒ the status of the payment for the order.
• Tracking ID ⇒ the order id related to the Box Now voucher (0 when voucher is not created).
• Shipment status ⇒ the current status of the shipment.

The application can load all the orders that have been created within the last 60 days. The orders will always appear in pages. You can switch between pages by pressing the arrow keys below the order list.

Order details

By pressing the order name, a dialog box appears that contains the details of that specific order. Specifically, you can view the recipient information (Name, Phone number & Email) which you can fill in if any of them are missing, or edit if there is something wrong.

Some of these fields are decorated with an asterisk. That means these fields are required for the voucher to be created. If any of them are empty, the “Create Voucher” button will be disabled and you will see the message “Missing required fields”.

You can also view and edit the shipping details, which are Parcels (amount of parcels you want to send for the order, will create an equal amount of labels), total weight of the order and notes. These are not required, and are filled by default.

Finally, you can edit the Location from which the order shipment will be picked up from Box Now (your store or another warehouse, make sure to fill these details in Settings), as well as the Destination, which will be by default the Box Now locker that the customer selected on Checkout.

Optionally, if you have the Any APM feature enabled on your Box Now account and you have a Location with id 2, you can also select the Compartment Size (Small, Medium, Large) for your shipment.

Bulk actions

Every order in the Order List also has a checkbox on the far left that can be clicked, so that you can select multiple orders at once. Once you click on some (or all) of the orders on the page, you will see a message that dictates how many are selected, as well as buttons for the create, download and cancel voucher actions. By pressing those buttons, you will be able to perform these voucher actions for all the selected orders.

Be careful, however! When performing a bulk create action, any orders that have errors or missing fields (as stated above) will not be included in the action. The action will be performed only for the ones that have no obvious mistakes in their details (missing required fields, for example). If manual fixes are required however, such as the edit of a wrong phone number that the customer provided by mistake, then this tactic is not advised.

During a bulk create vouchers action, you cannot control inputs, such as Location, Destination, Parcels and Compartment Size. For these options, the default choices will be selected (Location will be your default location, Destination will be the locker selected by the customer, Parcels will be 1 and Compartment Size will be Medium).

Additionally, only vouchers with the “Voucher created” status can be canceled or downloaded. As a result, if any of the selected orders do not have this voucher status, they will be omitted from the bulk action.

Box Now Lockers

The prime feature this application offers to customers is the ability to select a Box Now locker for their order delivery on the shipping part of Checkout.

As a merchant, you do not need to set up any payment or shipping methods from your store’s Settings. There are however some requirements:

1. You have to enable third party carrier calculated services on your Shopify plan. If you are on the Advanced or Plus plan, then this feature is automatically enabled. If you are on the Shopify plan, you either need to switch to annual billing or pay an extra monthly cost for Shopify to enable this feature for you. Contact support to learn more and get help in order to activate it for your plan (unfortunately, this feature cannot be added on the Basic Shopify plan as of now).
2. You need to fill your Box Now API credentials on the Settings page of the application and save them. This will make sure to activate the connection between Box Now lockers and your store’s Checkout.

Below is an example of how a customer can select a Box Now locker as the shipping method during checkout. They are always given the 3 nearest choices, along with the addresses and names of the establishments that have these lockers available.

Settings explanation

This tab holds all your information related to your Box Now account. Fill the text boxes with the appropriate credentials and edit them later. When you are done, don’t forget to press the “Save” button to finalize your changes.

The Box Now application accepts these credentials: Client Id, Client Secret, Partner ID and API URL. If you don’t have them, please refer to your Box Now account manager.

By clicking on the tickbox of “Enable Lockers on Checkout”, you can control whether the lockers will be shown on Checkout or not, in case you want to temporarily disable them for example.

Make sure to also add details concerning Location & Shipping charges. You can add your locations by providing the location ID given to you by Box Now and a name to recognize it easily. Finally, add the shipping cost for Box Now delivery and the minimum total price for free shipping (leave the field empty if you don’t need free shipping for Box Now in any case).

In case you have a different wording for your Cash on Delivery option on Checkout, copy and paste it on the Cash On Delivery Method Name section. This is necessary for Box Now to receive proper information about an order’s payment method.

The Box Now Workflow

In order to start using this app for the purpose of creating and printing your Box Now orders’ vouchers, you need to follow the steps mentioned below.

Before everything, make sure to properly fill your credentials in Settings. Add your Box Now credentials, and at least one location. Once you have done that, your customers can begin ordering from your store with Box Now as the selected shipping method, and you can create vouchers for these orders.

1. First, create the vouchers by following one of these methods:
   
   • You can either press an order name button and bring up its order details in a dialog box. From there, you can easily check if all its details are correct. If not, you can make the appropriate edits to fix any possible problems (wrong name, email, missing phone number etc.). When all boxes are filled and correct, you can create a voucher for this order. Simply press the “Create Voucher” button and wait for the message “The Voucher was successfully created” to appear.
     
     
   • Or, you can select the orders you want directly from the Order List, by checking their boxes and use the bulk create vouchers action. This does not check for wrong details and any orders that are missing required fields will be either omitted from the bulk action, or you will receive a popup containing the information of the order vouchers that were not created.
     
2. Then, you have to print the vouchers so that you can label your packages. Again, you can either do that from the order details dialog box (press the “Download Voucher” button), or through the Order List through the bulk download vouchers action. You can download the label of a created voucher multiple times. When you print a voucher, a new tab appears on your browser with the pdf of the voucher’s label. If you print them using the bulk action, all voucher labels will be concatenated in one pdf file, so that you can print them more easily.
   
3. If you’ve created any order vouchers by mistake, you can cancel them through the application. You can do that through the order details dialog box, or with the bulk cancel vouchers action.
   At this point be wary: an order voucher that has been canceled cannot be created again later.
   

Voucher Statuses

• Not created: The default status of an order, where the voucher has not been created yet.
• Voucher created: The status of a created voucher.
• Voucher downloaded: The status of a downloaded voucher.

Δυνατότητες Εφαρμογής

• Επιτρέψτε στους πελάτες σας να βλέπουν και να επιλέγουν τα κοντινότερα σημεία Box Now στο Checkout
• Δείτε τις παραγγελίες και την κατάσταση τους σχετικά με την αποστολή και το voucher τους
• Φιλτράρετε τις παραγγελίες με διάφορους τύπους παραμέτρων
• Δημιουργήστε και ακυρώστε vouchers για τις παραγγελίες σας, εκτυπώστε τις ετικέτες τους
• Όλες οι λειτουργίες μπορούν να γίνουν για πολλαπλές παραγγελίες ταυτόχρονα

Εξοικείωση με την εφαρμογή

Η εφαρμογή έχει δύο καρτέλες: Order List και Settings. Μπορείτε να αλλάξετε καρτέλα πατώντας πάνω σε αυτές.

Επεξήγηση Order List

Όταν ανοίγετε την εφαρμογή, όλες οι παραγγελίες του store σας θα φορτωθούν ταξινομημένες κατά ημερομηνία, ξεκινώντας από την πιο πρόσφατη. Μπορείτε ακόμη να φιλτράρετε τις παραγγελίες σας πατώντας τα κουμπιά φίλτρων, πληκτρολογώντας τους όρους αναζήτησης σας και τελικά πατώντας το κουμπί “Search”. Το “Search” μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί για να επαναφορτώσετε τις παραγγελίες, ακόμα και χωρίς να παρέχετε φίλτρα.

Πατώντας πάνω στο More Filters και επιλέγοντας Box Now από το φίλτρο Shipping Line, μπορείτε να κάνετε Search για παραγγελίες που έχουν μέθοδο αποστολής την Box Now. Για να χρησιμοποιήσετε αυτό το φίλτρο, θα πρέπει να έχετε ένα automation που βάζει το order tag (box-now) όποτε ένας πελάτης δημιουργεί παραγγελία με Box Now ως μέθοδο αποστολής (μπορείτε να βρείτε ένα σχετικό οδηγό εδώ).

Οι στήλες του πίνακα είναι οι εξής:

• Order ⇒ το νούμερο της Shopify παραγγελίας. Πατώντας το, μπορείτε να ανοίξετε τις λεπτομέρειες της παραγγελίας.
• Date ⇒ η ημερομηνία που καταχωρήθηκε η παραγγελία.
• Customer ⇒ το όνομα του πελάτη που έκανε την παραγγελία.
• Total ⇒ η τελική τιμή της παραγγελίας.
• Payment status ⇒ η κατάσταση πληρωμής της παραγγελίας.
• Voucher status ⇒ η κατάσταση voucher, η οποία αλλάζει ανάλογα με τις ενέργειες που κάνετε μέσω της εφαρμογής (αρχικά “Not created”).
• Tracking ID ⇒ το order ID σχετικό με το Box Now voucher (0 σε voucher που δεν έχει δημιουργηθεί).
• Shipment status ⇒ η κατάσταση παράδοσης της αποστολής.

Η εφαρμογή μπορεί να φορτώσει όλες τις παραγγελίες που έχουν καταχωρηθεί τις τελευταίες 60 ημέρες. Μπορείτε να αλλάξετε σελίδα πατώντας τα κουμπιά με τα βέλη κάτω από τον πίνακα.

Λεπτομέρειες παραγγελίας

Πατώντας το όνομα της παραγγελίας, ένα παράθυρο ανοίγει που περιέχει τις λεπτομέρειες της συγκεκριμένης παραγγελίες. Πιο συγκεκριμένα, μπορείτε να δείτε τις πληροφορίες του παραλήπτη (Name, Phone number & Email), τις οποίες μπορείτε να συμπληρώσετε αν λείπουν ή να διορθώσετε αν κάτι έχει συμπληρωθεί λανθασμένα.

Όσα πεδία έχουν δίπλα τους αστερίσκο, είναι υποχρεωτικά για την δημιουργία του voucher. Αν οποιαδήποτε από αυτά είναι κενά, το κουμπί “Create Voucher” θα είναι ανενεργό και θα βλέπετε το μήνυμα “Missing required fields”.

Μπορείτε επίσης να δείτε και να επεξεργαστείτε τα πεδία στις πληροφορίες παράδοσης, τα οποία είναι Parcels (ποσότητα από δέματα που θα στείλετε για την παραγγελία, αντίστοιχος αριθμός από ετικέτες θα εκτυπωθούν), total weight της παραγγελίας και notes. Αυτά τα στοιχεία είναι προαιρετικά, όμως μπορείτε να τα αλλάξετε. 

Τέλος, μπορείτε να επεξεργαστείτε την τοποθεσία (Location) από την οποία θα παραλάβει η Box Now το δέμα της παραγγελίας (το κατάστημα σας ή κάποια αποθήκη, βεβαιωθείτε ότι έχετε συμπληρώσει σχετικές πληροφορίες στα Settings), αλλά και το Destination, το οποίο θα είναι προκαθορισμένο το Box Now locker που επέλεξε ο πελάτης στο Checkout.

Προαιρετικά, αν έχετε το Any APM ενεργοποιημένο στο Box Now λογαριασμό σας και έχετε δημιουργήσει ένα Location με id 2, μπορείτε επίσης να επιλέξετε το μέγεθος θυρίδας (Compartment Size -> Small, Medium, Large).

Μαζικές ενέργειες

Κάθε παραγγελία στο Order List έχει ένα κουτί στα αριστερά που μπορείτε να το πατήσετε και να επιλέξετε έτσι πολλές παραγγελίας ταυτόχρονα. Πάνω βλέπετε σε μήνυμα πόσες παραγγελίες έχετε επιλεγμένες, καθώς και κουμπιά για τη μαζική δημιουργία, ακύρωση και εκτύπωση vouchers. Πατώντας τα κουμπιά αυτά, μπορείτε να εκτελέσετε τις ενέργειες αυτές για όλες τις επιλεγμένες παραγγελίες.

Προσοχή! Όταν κάνετε μαζική δημιουργία, οποιαδήποτε παραγγελία έχει λάθη ή κενά πεδία (όπως αναλύθηκαν παραπάνω), δεν θα συμπεριληφθεί στη μαζική ενέργεια. Η δημιουργία θα γίνει μόνο για αυτά που δεν έχουν τέτοια λάθη στις πληροφορίες. Αν όμως υπάρχουν παραγγελίες με λάθη που πρέπει να διορθώσετε εσείς (π.χ. ένας πελάτης δεν έχει συμπληρώσει σωστά το νούμερο του), καλύτερα να αποφύγετε την μαζική δημιουργία.

Κατά τη μαζική δημιουργία vouchers, δεν μπορείτε να ελέγξετε επιλογές όπως Location, Destination, Parcels και Compartment Size. Για αυτές, θα επιλέγονται προκαθορισμένα αποτελέσματα (η πρώτη αποθηκευμένη τοποθεσία για Location, το locker που έχει επιλεχθεί από τον πελάτη για Destination, Parcels θα είναι 1 και Compartment Size θα είναι Medium).

Ακόμα, η μαζική ακύρωση και εκτύπωση είναι εφικτή μόνο σε παραγγελίες με το voucher status “Voucher created”. Αν υπάρχουν επιλεγμένες παραγγελίες που δεν έχουν αυτό το status, αυτές παραλείπονται αυτόματα από την μαζική ενέργεια.

Box Now Lockers

Το κύριο χαρακτηριστικό της εφαρμογής για τους πελάτες είναι η δυνατότητα που τους δίνεται να επιλέξουν lockers της Box Now ως μέθοδο αποστολής της παραγγελίας τους κατά το Checkout.

Σαν κατάστημα του Shopify, δεν χρειάζεται να κάνετε δικές σας προσαρμογές σε payment ή shipping στα Settings του Shopify store σας. Υπάρχουν ωστόσο κάποια άλλα προαπαιτούμενα:

1. Πρέπει να ενεργοποιήσετε τα third party carrier calculated services στο Shopify plan σας. Αν είστε στο Advanced ή Plus plan, τότε αυτή η υπηρεσία θα είναι ήδη ενεργοποιημένη. Αν είστε στο Shopify plan, τότε ή θα πρέπει να αλλάξετε σε ετήσια χρέωση ή θα έχετε ένα επιπλέον μηνιαίο κόστος για να ενεργοποιηθεί η υπηρεσία από το Shopify. Επικοινωνήστε με το Shopify Support για περισσότερες πληροφορίες και για να σας βοηθήσουν να το ενεργοποιήσετε στο plan σας (δυστυχώς, η υπηρεσία αυτή δεν μπορεί να ενεργοποιηθεί στο Basic Shopify plan πλέον).
2. Θα πρέπει να συμπληρώσετε τα credentials που σας έχουν δοθεί από την Box Now στη σελίδα των Settings της εφαρμογής και να πατήσετε Save για να αποθηκευτούν. Με αυτή την ενέργεια, θα ενεργοποιηθεί η σύνδεση των lockers της Box Now με το Checkout του καταστήματος σας.

Παρακάτω βλέπετε ένα παράδειγμα στο πως εμφανίζονται τα lockers της Box Now για ένα πελάτη στην μέθοδο αποστολής του Checkout. Πάντα δίνονται οι 3 κοντινότερες επιλογές, μαζί με τις διευθύνσεις και τα ονόματα των χώρων που διαθέτουν locker.

Επεξήγηση Settings

Αυτή η καρτέλα έχει όλες τις πληροφορίες σχετικά με τον λογαριασμό Box Now του καταστήματος σας. Συμπληρώστε τα πεδία με όλα τα απαραίτητα στοιχεία και επεξεργαστείτε τα αργότερα. Όταν τελειώσετε, μην ξεχάσετε να πατήσετε το κουμπί “Save” για να σώσετε τις αλλαγές.

Η εφαρμογή Box Now αποδέχεται τα εξής credentials: Client Id, Client Secret, Partner ID και API URL. Αν δεν τα έχετε, παρακαλούμε να επικοινωνήσετε με τον account manager σας από την Box Now.

Πατώντας πάνω στο κουτάκι δίπλα από το “Enable Lockers on Checkout”, μπορείτε να ελέγξετε αν θα εμφανίζονται τα lockers στο Checkout, σε περίπτωση που θέλετε για παράδειγμα να τα απενεργοποιήσετε προσωρινά.

Προσθέστε επίσης πληροφορίες για την τοποθεσία σας και τα κόστη μεταφορικών (Location & Shipping charges). Μπορείτε να προσθέσετε τοποθεσίες πληκτρολογώντας το location ID που σας έχει δοθεί από την Box Now και ένα όνομα για να το αναγνωρίζετε. Τέλος, προσθέστε τα κόστη μεταφορικών για την αποστολή με Box Now και την ελάχιστη τιμή παραγγελίας για δωρεάν μεταφορικά (αφήστε το κενό αν δεν θέλετε σε καμία περίπτωση δωρεάν μεταφορικά).

Σε περίπτωση που έχετε διαφορετικό λεκτικό για την επιλογή της αντικαταβολής στο Checkout, τότε κάνετε copy-paste στην κάτω ενότητα Cash On Delivery Method Name. Αυτό είναι απαραίτητο για να στέλνονται σωστά οι πληροφορίες για την μέθοδο πληρωμής μιας παραγγελίας στην Box Now.

Σωστή σειρά ενεργειών για την Box Now

Για να ξεκινήσετε να χρησιμοποιείτε αυτή την εφαρμογή για τη δημιουργία και εκτύπωση των vouchers για την Box Now, ακολουθήστε τα βήματα όπως αναφέρονται παρακάτω.

Πριν το οτιδήποτε, βεβαιωθείτε πως έχετε συμπληρώσει σωστά τα credentials σας στην καρτέλα Settings. Επίσης, θα πρέπει να προσθέσετε τουλάχιστον ένα Location. Αφού ολοκληρώσετε αυτό και έχετε κάνει Save, οι πελάτες σας θα μπορούν να ξεκινήσουν να κάνουν παραγγελίες από το κατάστημα σας με Box Now για μέθοδο αποστολής, και εσείς  vouchers για αυτές τις παραγγελίες.

1. Αρχικά δημιουργήστε τα vouchers που θέλετε με κάποιον από τους παρακάτω τρόπους:
   • Πατήστε πάνω στο κουμπί του order name και ανοίξτε το παράθυρο με τις πληροφορίες της παραγγελίας. Ελέγξτε πως όλα τα στοιχεία είναι σωστά. Αν όχι, κάνετε τις απαραίτητες διορθώσεις. Εφόσον όλα είναι εντάξει, πατήστε το κουμπί “Create Voucher” και περιμένετε μέχρι να εμφανιστεί το μήνυμα “The Voucher was successfully created”.
     
   • Αλλιώς, μπορείτε να επιλέξετε τις παραγγελίες για τις οποίες θα δημιουργήσετε vouchers και να χρησιμοποιήσετε την μαζική δημιουργία. Αυτή η ενέργεια δεν ελέγχει για λανθασμένα στοιχεία και οι παραγγελίες με κενά απαιτούμενα πεδία θα παραλειφθούν αυτόματα από την ενέργεια, ή θα εμφανιστεί ένα παράθυρο με λεπτομέρειες σχετικά με τα vouchers που δεν δημιουργήθηκαν.
     
2. Έπειτα, θα πρέπει να τυπώσετε τα vouchers για να τοποθετήσετε τις ετικέτες στα πακέτα. Πάλι, μπορείτε να το κάνετε αυτό από το παράθυρο με τις πληροφορίες της παραγγελίας (πατήστε το κουμπί “Download Voucher”) ή μέσω της Order List, πατώντας το κουμπί για τη μαζική εκτύπωση. Ένα voucher μπορεί να εκτυπωθεί πάνω από μία φορές. Με την εκτύπωση ενός voucher, το αρχείο της ετικέτας voucher εμφανίζεται σε νέα καρτέλα στον περιηγητή σας. Αν εκτυπώσετε μαζικά vouchers, τότε όλα θα μπουν σε ένα pdf αρχείο σε καινούργια καρτέλα, ώστε να τα εκτυπώσετε πιο εύκολα.
   
3. Σε αυτό το σημείο, μπορείτε να ελέγξετε αν θέλετε να ακυρώσετε κάποια vouchers που δεν θέλατε να δημιουργηθούν. Μπορείτε να τα ακυρώσετε πατώντας το κουμπί Cancel Voucher από το παράθυρο με τις πληροφορίες της παραγγελίας, ή μέσω της Order List και το κουμπί για τη μαζική ακύρωση (More Actions > Cancel Voucher(s)).
   Προσοχή σε αυτό το σημείο: ένα voucher το οποίο έχει ακυρωθεί για μια παραγγελία, δεν μπορεί να επανεκδοθεί αργότερα.
   

Voucher Statuses

• Not created: Αρχική κατάσταση παραγγελίας, όταν δεν έχει δημιουργηθεί voucher.
• Voucher created: Το voucher έχει δημιουργηθεί.
• Voucher downloaded: Τo voucher έχει εκτυπωθεί.