App Features

• View your orders and their statuses concerning shipments and vouchers
• Filter your orders by all sorts of parameters
• Create and cancel vouchers for your orders; print their labels
• Create and print pickup lists for your already created vouchers
• All voucher actions can be done for multiple orders at once

App layout and familiarization

There are three tabs in the application: Order List, Pickup List and Settings. You can switch between tabs by clicking on them.

Order List view explanation

When you open the app, all your store’s orders will be loaded in, ordered by date. You can change that by pressing the button on the top right and switching between “newest” and “oldest”. You can also filter your orders by pressing the filter buttons, providing your inputs and then finally pressing the “Search” button. The “Search” button can also be used to reload your orders, even without filter terms.

The table columns are:

• Order ⇒ the order name. By pressing it, you can open the order details dialog box.
• Date ⇒ the date the order was created.
• Customer ⇒ the name of the customer who made this order.
• Total ⇒ the total price of the order.
• Payment status ⇒ the status of the payment for the order.
• Voucher status ⇒ the status of the voucher, which changes according to the actions you take through this app (not created by default).
• Tracking ID ⇒ the voucher number provided by Geniki (0 when voucher is not created/canceled).
• Shipment status ⇒ the current status of the shipment.

The application can load all the orders that have been created within the last 60 days. If they are more than 250, they will come in pages. You can switch between pages by pressing the arrow keys below the order list.

Order details

By pressing the order name, a dialog box appears that contains the details of that specific order. Specifically, you can view the Order ID (which cannot be edited) and the recipient information (Name, Phone number, Address, Zip Code & City) which you can fill if any of them are missing, or edit if there is something wrong.

Some of these fields are decorated with an asterisk. That means these fields are required for the voucher to be created. If any of them are empty, you will not be able to create the voucher properly.

You can also view and edit the shipping details, which are pieces (quantity of parcels for the order), total weight of the order, cash on delivery and insurance amount. These are not required, and are filled by default (except from cash on delivery which is retrieved from the total price of the Shopify order).

INFO: The pieces field is required if you want to create multiple vouchers for an order. For example, if you type “3” in the pieces input, you will create three vouchers for your order.

Finally, you can edit the date that the package is supposed to be received by Geniki’s shop, by using the calendar (Received date). Generally, you want the Received Date to be the current, or a possible future one. Geniki does not allow the creation of vouchers with a past date.

Bulk actions

Every order in the Order List also has a checkbox on the far left that can be clicked, so that you can select multiple orders at once. Once you click on some (or all) of the orders on the page, you will see a message that dictates how many are selected, as well as buttons for the create, download and cancel voucher actions. By pressing those buttons, you will be able to perform these voucher actions for all the selected orders.

Be careful, however! When performing a bulk create action, any orders that have errors or missing fields (as stated above) will not be included in the action. The action will be performed only for the ones that are not missing required fields. If manual fixes are required however, such as the edit of a wrong phone number that the customer provided by mistake, then this tactic is not advised.

IMPORTANT: When creating vouchers with a bulk action, all vouchers will be created with 1 pieces by default. If you want to edit that for specific orders, you will have to create the vouchers for these orders through the Order Details dialog box.

Additionally, only vouchers with the “Voucher created” status can be canceled or downloaded. As a result, if any of the selected orders do not have this voucher status, they will be omitted from the bulk action.

Pickup list explanation

Once you are done creating and printing vouchers through the Order List, you will want to finalize them. This is obligatory for Geniki, and cannot be skipped as a step. In this tab, you can see a calendar where you can select a single date, or a range of dates (start date to end date).

You can change the date by selecting a different month with the left and right arrows, as well as clicking on a different day in the month (or range of days). By pressing the “Finalize” button, you can finalize the vouchers for a date or a range of dates.

If there are no created vouchers for that date, a message will appear saying “No valid vouchers selected.”. Otherwise, you will see a message saying “Pickup list created for X vouchers.”, where X is the number of vouchers you have created for the selected date (or date range).

CAUTION: Make sure that you have created exactly the vouchers that you want to be included in the pickup list. Once a voucher has been included in the pickup list, it cannot be canceled.

Settings explanation

This tab holds all your information related to your courier business account. Fill the text boxes with the appropriate credentials and edit them later. When you are done, don’t forget to press the “Save” button to finalize your changes.

The Geniki application accepts these credentials: Username, Password and Application Key.

The Geniki Workflow

Geniki requires that actions are done in a certain order so that you can create vouchers for your packages and ship them with Geniki. This guide will explain how to follow this flow while using our application.

Before everything, make sure to properly fill your credentials in Settings and reload the app. These credentials are required to make all requests to Geniki.

1. First, you have to create the vouchers that you want to include in the daily pickup. This can be done in two ways with our application:
   

   • You can either press an order name button and bring up its order details in a dialog box. From there, you can easily check if all its details are correct. If not, you can make the appropriate edits to fix any possible problems (wrong address, zip code, missing phone number etc.). When all boxes are filled and correct, you can create a voucher for this order. Simply press the “Create Voucher” button and wait for the message “The Voucher was successfully created” to appear.
     

      

   • Or, you can select the orders you want directly from the Order List, by checking their boxes and use the bulk create vouchers action. This does not check for wrong details and any orders that are missing required fields will be omitted from the bulk action.
     

      

2. Then, you have to print the vouchers that you want to include in the daily pickup. Again, you can either do that from the order details dialog box (press the “Download Voucher” button), or through the Order List through the bulk download vouchers action. You can download the label of a created voucher multiple times. When you print a voucher, a new tab appears on your browser with the pdf of the voucher’s label.
   
3. At this point, you need to check if you have all vouchers that you want the daily pickup to include. If you have created any vouchers by accident, you must cancel them if you don’t want them in the daily pickup list. You can do that through the order details dialog box, or with the bulk cancel vouchers action.
   
4. Finally, navigate to the Pickup List tab and select the day, or the range of days that you will be creating the pickup list for. The creation of the pickup list is essential in order to finalize your vouchers. Select the date you wish to create a pickup list for (the default choice is the current date) and press the “Finalize” button.
   

You can create multiple pickup lists for a specific day. If you want to split your vouchers in different lists, just follow this workflow separately for each group of vouchers.

Generally, we advise you to create all the vouchers you are planning to deliver with Geniki in a day, before finalizing your Pickup List.

Voucher Statuses

• Not created: The default status of an order, where the voucher has not been created yet.
• Created: The status of a created voucher.
• Downloaded: The status of a downloaded voucher.
• In pickup list: The voucher is created, downloaded and you have created a pickup list that includes it.

Shipment Statuses

• Final Checkpoints (Delivery to final recipient)
  • Delivery of shipment
  • Registration of delivery details
• Delivery Inability Checkpoints (without return to sender)
  • Inability to deliver - Unknown recipient
  • Inability to deliver - Damaged
  • Inability to deliver - Refusal to receive
  • Inability to deliver - Absent recipient
  • Inability to deliver - Not Distributed
  • Inability to deliver - Delivery in 2-3 days
  • Inability to deliver - Return
  • Inability to deliver - Stay after consultation
  • Inability to deliver - Wrong Arrival
  • Inability to deliver - Wrong Address
• Return to Sender Checkpoints
  • Return to sender
  • (Cancel previous checkpoint)
• Rest of the Checkpoints are about the routing of the voucher
  • Arrival at pick up point
  • Assigned to courier
  • Routing to other service point
  • (Cancel previous checkpoint)
  • Departure from drop off point
  • (Cancel previous checkpoint)
  • Pick up of shipment
  • Arrival at hub
  • Departure from hub

Δυνατότητες Εφαρμογής

• Δείτε τις παραγγελίες και την κατάσταση τους σχετικά με την αποστολή και το voucher τους
• Φιλτράρετε τις παραγγελίες με διάφορους τύπους παραμέτρων
• Δημιουργήστε και ακυρώστε vouchers για τις παραγγελίες σας, εκτυπώστε τις ετικέτες τους
• Δημιουργήστε και εκτυπώστε λίστες παραλαβής για τα vouchers που έχετε δημιουργήσει
• Όλες οι λειτουργίες μπορούν να γίνουν για πολλαπλές παραγγελίες ταυτόχρονα

Εξοικείωση με την εφαρμογή

Η εφαρμογή έχει τρεις καρτέλες: Order List, Pickup List και Settings. Μπορείτε να αλλάξετε καρτέλα πατώντας πάνω σε αυτές.

Επεξήγηση Order List

Όταν ανοίγετε την εφαρμογή, όλες οι παραγγελίες του store σας θα φορτωθούν ταξινομημένες κατά ημερομηνία. Μπορείτε να αλλάξετε την ταξινόμηση από ‘νεότερες πρώτα’ σε ‘παλιότερες πρώτα’, πατώντας το κουμπί πάνω δεξιά (newest → oldest). Μπορείτε ακόμη να φιλτράρετε τις παραγγελίες σας πατώντας τα κουμπιά φίλτρων, πληκτρολογώντας τους όρους αναζήτησης σας και τελικά πατώντας το κουμπί “Search”. Το “Search” μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί για να επαναφορτώσετε τις παραγγελίες και χωρίς να παρέχετε φίλτρα.

Οι στήλες του πίνακα είναι οι εξής:

• Order ⇒ το όνομα της παραγγελίας. Πατώντας το, μπορείτε να ανοίξετε τις λεπτομέρειες της παραγγελίας.
• Date ⇒ η ημερομηνία που καταχωρήθηκε η παραγγελία.
• Customer ⇒ το όνομα του πελάτη που έκανε την παραγγελία.
• Total ⇒ η τελική τιμή της παραγγελίας.
• Payment status ⇒ η κατάσταση πληρωμής της παραγγελίας.
• Voucher status ⇒ η κατάσταση voucher, η οποία αλλάζει ανάλογα με τις ενέργειες που κάνετε μέσω της εφαρμογής (αρχικά “Not created”).
• Tracking ID ⇒ το νούμερο voucher που παρέχει η Γενική (0 σε voucher που δεν έχει δημιουργηθεί/έχει ακυρωθεί).
• Shipment status ⇒ η κατάσταση παράδοσης της αποστολής.

Η εφαρμογή μπορεί να φορτώσει όλες τις παραγγελίες που έχουν καταχωρηθεί τις τελευταίες 60 ημέρες. Αν είναι περισσότερες από 250, τότε έρχονται σε σελίδες. Μπορείτε να αλλάξετε σελίδα και να δείτε παλιότερες/νεότερες παραγγελίες πατώντας τα κουμπιά με τα βέλη κάτω από τον πίνακα.

Λεπτομέρειες παραγγελίας

Πατώντας το όνομα της παραγγελίας, ένα παράθυρο ανοίγει που περιέχει τις λεπτομέρειες της συγκεκριμένης παραγγελίες. Πιο συγκεκριμένα, μπορείτε να δείτε το Order ID (δεν μπορεί να αλλάξει) και τις πληροφορίες του παραλήπτη (Name, Phone number, Address, Zip Code & City), τις οποίες μπορείτε να συμπληρώσετε αν λείπουν ή να διορθώσετε αν κάτι έχει συμπληρωθεί λανθασμένα.

Όσα πεδία έχουν δίπλα τους αστερίσκο, είναι υποχρεωτικά για την δημιουργία του voucher. Αν αφήσετε οποιαδήποτε από αυτά άδεια, δεν θα μπορέσετε να δημιουργήσετε σωστά το voucher.

Μπορείτε επίσης να δείτε και να επεξεργαστείτε τις πληροφορίες παράδοσης, τα οποία είναι pieces (ποσότητα από δέματα στην παραγγελία), total weight, cash on delivery και insurance amount. Αυτά τα στοιχεία είναι προαιρετικά και έχουν μερικές προσυμπληρωμένες αξίες, που ωστόσο μπορείτε να αλλάξετε (το cash on delivery παίρνει την αξία του από την τιμή της Shopify παραγγελίας).

INFO: Το πεδίο pieces είναι απαραίτητο αν θέλετε να δημιουργήσετε πολλαπλά vouchers για την ίδια παραγγελία. Για παράδειγμα, αν πληκτρολογήσετε “3” στο πεδίο pieces θα δημιουργηθούν τρία vouchers για την παραγγελία.

Τέλος, μπορείτε να επεξεργαστείτε την ημερομηνία παραλαβής του δέματος από την Γενική, χρησιμοποιώντας το ημερολόγιο (Received Date). Γενικά, το Received Date θα είναι η παρούσα ημερομηνία ή μια πιθανή μελλοντική, καθώς η Γενική δεν επιτρέπει τη δημιουργία vouchers σε παρελθοντική ημερομηνία.

Μαζικές ενέργειες

Κάθε παραγγελία στο Order List έχει ένα κουτί στα αριστερά που μπορείτε να το πατήσετε και να επιλέξετε έτσι πολλές παραγγελίας ταυτόχρονα. Πάνω βλέπετε σε μήνυμα πόσες παραγγελίες έχετε επιλεγμένες, καθώς και κουμπιά για τη μαζική δημιουργία, ακύρωση και εκτύπωση vouchers. Πατώντας τα κουμπιά αυτά, μπορείτε να εκτελέσετε τις ενέργειες αυτές για όλες τις επιλεγμένες παραγγελίες.

Προσοχή! Όταν κάνετε μαζική δημιουργία, οποιαδήποτε παραγγελία έχει λάθη ή κενά πεδία (όπως αναλύθηκαν παραπάνω), δεν θα συμπεριληφθεί στη μαζική ενέργεια. Η δημιουργία θα γίνει μόνο για αυτά που δεν έχουν τέτοια λάθη στις πληροφορίες. Αν όμως υπάρχουν παραγγελίες με λάθη που πρέπει να διορθώσετε εσείς (π.χ. ένας πελάτης δεν έχει συμπληρώσει σωστά το νούμερο του), καλύτερα να αποφύγετε την μαζική δημιουργία.

ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ: Όταν δημιουργείτε vouchers μαζικά, όλα τα vouchers θα δημιουργηθούν προκαθορισμένα με 1 pieces. Αν θέλετε να το αλλάξετε αυτό για συγκεκριμένες παραγγελίες, θα πρέπει να δημιουργήσετε τα vouchers για αυτές τις παραγγελίες μέσω του παραθύρου με τις Λεπτομέρειες Παραγγελίας.

Ακόμα, η μαζική ακύρωση και εκτύπωση είναι εφικτή μόνο σε παραγγελίες με το voucher status “Voucher created”. Αν υπάρχουν επιλεγμένες παραγγελίες που δεν έχουν αυτό το status, αυτές παραλείπονται αυτόματα από την μαζική ενέργεια.

Επεξήγηση Pickup list

Αφού έχετε δημιουργήσει και εκτυπώσει τα vouchers που επιθυμείτε, θα πρέπει να τα οριστικοποιήσετε εισάγοντας τα σε μια λίστα παραλαβής. Αυτό είναι υποχρεωτικό για την Γενική, και δεν μπορεί να παραλειφθεί σαν βήμα. Σε αυτή την καρτέλα μπορείτε να δείτε ένα ημερολόγιο στο οποίο μπορείτε να επιλέξετε μια μοναδική ημερομηνία, ή μια περίοδο (ημερομηνία έναρξης μέχρι τελική ημερομηνία).

Μπορείτε να αλλάξετε την ημερομηνία επιλέγοντας διαφορετικό μήνα με τα βελάκια και επιλέγοντας διαφορετική μέρα (ή μέρες) μέσα στο μήνα. Πατήστε το κουμπί “Finalize” για να δημιουργήσετε τη λίστα παραλαβής για την επιλεγμένη ημερομηνία (ή ημερομηνίες).

Αν δεν έχουν δημιουργηθεί vouchers για εκείνη την ημερομηνία, θα εμφανιστεί μήνυμα “No valid vouchers selected.”. Αλλιώς, θα δείτε ένα μήνυμα που θα λέει “Pickup list created for X vouchers.”, όπου Χ θα είναι ο αριθμός των vouchers που έχετε ήδη δημιουργήσει για την ημερομηνία (ή τις ημερομηνίες).

ΠΡΟΣΟΧΗ: Βεβαιωθείτε ότι έχετε δημιουργήσει ακριβώς τα vouchers που θέλετε να συμπεριληφθούν στην λίστα παραλαβής. Όταν ένα voucher έχει μπει στην λίστα παραλαβής, δεν μπορεί να ακυρωθεί.

Επεξήγηση Settings

Αυτή η καρτέλα έχει όλες τις πληροφορίες σχετικά με τον courier λογαριασμό του καταστήματος σας. Συμπληρώστε τα πεδία με όλα τα απαραίτητα στοιχεία και επεξεργαστείτε τα αργότερα. Όταν τελείωσετε, μην ξεχάσετε να πατήσετε το κουμπί “Save” για να σώσετε τις αλλαγές.

Η εφαρμογή της Γενικής αποδέχεται τα εξής credentials: Username, Password και Application Key.

Σωστή σειρά ενεργειών για την Γενική

Η Γενική απαιτεί οι ενέργειες να έχουν γίνει με συγκεκριμένη σειρά για να μπορέσετε να δημιουργήσετε vouchers και να στείλετε τα πακέτα σας με την Γενική Ταχυδρομική. Ο οδηγός αυτός εξηγεί πως να ακολουθήσετε τη σωστή προτεραιότητα με τη χρήση αυτής της εφαρμογής.

Πριν το οτιδήποτε, βεβαιωθείτε πως έχετε συμπληρώσει σωστά τα credentials σας στην καρτέλα Settings και ξαναφορτώστε την εφαρμογή. Τα credentials είναι απαιτούμενα για να κάνετε οποιαδήποτε ενέργεια με την Γενική.

1. Αρχικά πρέπει να δημιουργήσετε τα vouchers των πακέτων που θέλετε να συμπεριληφθούν στην παραλαβή της ημέρας από την Γενική. Αυτό μπορεί να γίνει με δύο τρόπους:
   • Πατήστε πάνω στο κουμπί του order name και ανοίξτε το παράθυρο με τις πληροφορίες της παραγγελίας. Ελέγξτε πως όλα τα στοιχεία είναι σωστά. Αν όχι, κάνετε τις απαραίτητες διορθώσεις. Εφόσον όλα είναι εντάξει, πατήστε το κουμπί “Create Voucher” και περιμένετε μέχρι να εμφανιστεί το μήνυμα “The Voucher was successfully created”.
     
   • Αλλιώς, μπορείτε να επιλέξετε τις παραγγελίες για τις οποίες θα δημιουργήσετε vouchers και να χρησιμοποιήσετε την μαζική δημιουργία. Αυτή η ενέργεια δεν ελέγχει για λανθασμένα στοιχεία και οι παραγγελίες με κενά απαιτούμενα πεδία θα παραλειφθούν αυτόματα από την ενέργεια.
     
2. Έπειτα, θα πρέπει να τυπώσετε τα vouchers που πρέπει να συμπεριληφθούν στην παραλαβή της ημέρας. Πάλι, μπορείτε να το κάνετε αυτό από το παράθυρο με τις πληροφορίες της παραγγελίας (πατήστε το κουμπί “Download Voucher”) ή μέσω της Order List, πατώντας το κουμπί για τη μαζική εκτύπωση. Ένα voucher μπορεί να εκτυπωθεί πάνω από μία φορές. Με την εκτύπωση ενός voucher, το αρχείο της ετικέτας voucher εμφανίζεται σε νέα καρτέλα στον περιηγητή σας.
   
3. Σε αυτό το σημείο, μπορείτε να ελέγξετε ότι έχετε όλα τα vouchers για την παραλαβή. Αν δεν θέλετε κάποια να συμπεριληφθούν, μπορείτε να τα ακυρώσετε πατώντας το κουμπί Cancel Voucher από το παράθυρο με τις πληροφορίες της παραγγελίας, ή μέσω της Order List και το κουμπί για τη μαζική ακύρωση (More Actions > Cancel Voucher(s)).
   
4. Τέλος, πλοηγηθείτε στην καρτέλα Pickup List και επιλέξτε από το ημερολόγιο την ημέρα για την οποία θέλετε να εκδόσετε την λίστα παραλαβής. Η λίστα αυτή είναι απαραίτητη για να οριστικοποιήσετε τα vouchers σας. Επιλέξτε την ημερομηνία για την οποία θέλετε να δημιουργήσετε την λίστα (προκαθορισμένη είναι η σημερινή μέρα) και πατήστε το κουμπί “Create”.
   
   Μπορείτε να δημιουργήσετε πολλές λίστες παραλαβής για μία μέρα. Αν θέλετε να διαχωρίσετε τα vouchers σας σε διαφορετικές λίστες, απλά ακολουθήστε αυτές τις οδηγίες ξεχωριστά για κάθε γκρουπ από παραγγελίες.
   Γενικά, σας προτείνουμε πρώτα να δημιουργείτε όλα τα vouchers που σκοπεύετε να παραδώσετε στην Γενική σε μία μέρα, προτού οριστικοποιήσετε την λίστα παραλαβής. 

Voucher Statuses

• Not created: Αρχική κατάσταση παραγγελίας, όταν δεν έχει δημιουργηθεί voucher.
• Created: Το voucher έχει δημιουργηθεί.
• Downloaded: Τo voucher έχει εκτυπωθεί.
• In pickup list: Το voucher έχει δημιουργηθεί, έχει εκτυπωθεί και έχετε δημιουργήσει λίστα με αυτό στα περιεχόμενα της.

Shipment Statuses

• Τελικά Checkpoints (Παράδοση αποστολής στον τελικό παραλήπτη)
  • Παράδοση αποστολής
  • Καταχώρηση στοιχείων παράδοσης
• Αδυναμία Παράδοσης Checkpoints (Όχι επιστροφή στον αποστολέα)
  • Αδυναμία παράδοσης - Άγνωστος Παραλήπτης
  • Αδυναμία παράδοσης - Κατεστραμμένο
  • Αδυναμία παράδοσης - Άρνηση Παραλαβής
  • Αδυναμία παράδοσης - Απών Σημείωμα
  • Αδυναμία παράδοσης - Δεν Διακινήθηκε
  • Αδυναμία παράδοσης - Παράδοση σε 2-3 ημέρες
  • Αδυναμία παράδοσης - Επιστροφή
  • Αδυναμία παράδοσης - Παραμονή με συνεννόηση
  • Αδυναμία παράδοσης - Λάθος άφιξη
  • Αδυναμία παράδοσης - Λάθος διεύθυνση
• Επιστροφή στον αποστολέα Checkpoints
  • Επιστροφή στον αρχικό αποστολέα
  • (Ακύρωση προηγούμενου)
• Όλα τα υπολοιπα Checkpoints αφορούν την διαδρομή του αποδεικτικού
  • Άφιξη σε σημείο εξυπηρέτησης
  • Χρέωση σε κούριερ
  • Δρομολόγηση σε άλλο σημείο εξυπηρέτησης
  • (Ακύρωση προηγούμενου)
  • Αναχώρηση από σημείο εξυπηρέτησης
  • (Ακύρωση προηγούμενου)
  • Παραλαβή αποστολής
  • Άφιξη σε κέντρο διαμετακόμισης
  • Αναχώρηση από κέντρο διαμετακόμισης